残業時間計算方法【エクセル】分単位・端数など計算処理まとめ!




残業時間はエクセルを使用すれば
素早く簡単にまとめることが可能です。

残業代は労働基準法で定められている「割増賃金」であり、
未払いがあれば刑罰が課せられることもありますので
正確に計算する必要がありますね。

特に近年は長時間労働が問題化し、
国を上げて削減を進める中で労働時間の
正確な記録というものの重要性は
非常に増していると言えるでしょう。

その中で、エクセルは
様々な勤務時間計算のシーンで
使用されている計算ソフトとなります。

正しい計算式を入れれば
正確な解答を導き出してくれる優れものです。

それでは基本的なエクセルでの
残業計算を見ていきましょう。

残業時間の計算方法:基本的な考え方

残業時間_エクセル1
残業時間計算は、手動計算時は以下のように計算しますよね。

終業時刻(24時間表記) – 始業時間(24時間表記)
– 定められた勤務時間 – 休憩時間

エクセルでは単純に引き算をしていけばOK!と思えますが、
このままでは定時勤務日は「###』が表記されてしまいます。

そこで活躍するのが「IF関数」。

意外と知らない方も多そうですね。

https://twitter.com/mokolovex21/status/1267656051001708545

IFとは英語で「もしも」の事。

もし1の場合はA、2の場合はB」といった表を
一つ一つ手作業で埋めていくのはものすごく大変ですよね。

そんな時、このIF関数を使えば
瞬時に計算し判断してくれるのです。

「残業時間が0となった場合は、表に記載しない。
残業時間がでた場合は、その時間を表に記載する」
という指示を出すことが可能となります。

詳細は以下リンク先を参照してください。

さて、実際に計算してみると分単位が
30分とか40分と丸まってしまいますが、
これを正確に分単位で表記することは可能なのでしょうか?

残業時間の計算方法ポイント:分単位の処理

エクセルでの時間計算時、
分単位が丸められてしまう初期設定となっています。

そのため、分単位の表示を行うためには
「セルの書式設定」を行う必要があります。

【操作手順】

 

  1. メニュー「書式」 → 「セル」をクリック。
  2. 「セルの書式設定」ダイアログ → 「表示形式」タブをクリック。
  3. 「分類」欄 → 「ユーザー定義」をクリック。
  4. 「種類」欄に「[mm]」と入力。
  5. 「セルの書式設定」ダイアログ → 「OK」をクリック。

また「HOUR関数」と「MINUTE関数」を使用し
セル上に「時間」「分」が各々の単位で
算出されるように分類させることも可能です。

5分〜10分単位で残業代を支給するところもあれば、
30分単位に区切って残業をカウントするところもあったりと
会社によって様々です。

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30分単位の計算のとき、例えば
31分にタイムカードが切られたなどといった場合、
極端にいえば00分ちょうどとして
カウントしなければならないこととなります。

そのような端数が出た場合、
エクセルでの計算方法はどうすれば良いのでしょうか。

残業時間の計算方法ポイント:端数の処理

まずは前述の
HOUR関数」と「MINUTE関数」を使用し、
残業時間を時間単位と分単位に分類します。

分単位の残業時間欄は
例えば「17分」「2分」といったような
細かい分刻みで記載されている形となると思います。

これら端数となる数値を、
例えば30分単位に切り上げる場合は
「CEILING関数」と呼ばれるものを使用することとなります。

この関数は「選択したデータを
指定した基準値で切り上げる関数」となり、
=CEILING(数値、基準値)」と記入します。

すると、「基準値」として設定された
値の倍数の中で、「数値」として
設定された値に最も近い値に切り上げられることとなります。

事例として、
「数値」=286・基準値100とした場合、
基準値の3倍値となる300に数値が切り上げられる、
という仕組みになります。

ただ、例えば18時1分にタイムカードが押されたとして、
それを18時30分まで働いたという
カウントをしているところはおそらく皆無でしょう。

そのようなことが認められたら
皆1分すぎた時点でタイムカードを押しますからね。

そのようなことを防ぐためにも、
「何分以内までは00分カウントとする」
などという規定を設けているところも多々あると思います。

さて、この場合は切り捨て計算が必要となりますが、
これは「FLOOR関数」を用いれば解決できます。

CEILING関数の逆で、
指定した基準値で切り捨てる」計算式となります。

先ほどの事例:
「数値」286・基準値100とした場合は、
100の2倍の数の200まで切り捨てられる計算が行われます。

使ってみると非常に便利、
様々なシーンで活躍する関数ですよ!

まとめ

時間計算は手で行うにはものすごく大変ですよね。

でもエクセルの計算式も
普段使わないと覚えるのも大変ですし、
ついつい手計算に頼ってしまうこともあるのでは?

でも、覚えてみれば意外と簡単だとは思いませんか?
覚えてしまえばあとは応用していくだけ。

業務のスピードアップと同時に
周りからも頼られる存在となっていきましょう!

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